SISTEM INFORMASI ABSENSI BADAN PUSAT STATISTIK



I. PENDAHULUAN

Sistem Informasi Absensi BPS merupakan sistem yang akan dibangun untuk menggantikan system lama yang masih bersifat manual.Sistem Informasi Absensi memiliki dua sumber data input yaitu log mesin handkey dan daftar informasi lain yang berasal dari kepegawaian seperti penambahan atau pengurangan pegawai, daftar keterangan pegawai bagi yang tidak masuk dan surat-surat tugas dinas. Sistem cukup dijalankan oleh 1 orang di masing-masing terminal. Dalam hal ini, terminal adalah PC yang ada di BPS/kantor masing-masing wilayah yang terhubung dengan mesin handkey dan terhubung langsung dengan server BPS pusat melalui VPN dengan IP yang telah ditentukan.

Hasil output dari sistem ini adalah berupa laporan yang dapat digunakan untuk beberapa kepentingan yaitu :
         1)      Merupakan input bagi sistem penggajian sebagai dasar pembayaran uang kehadiran dan kinerja.
         2)      Bagi pimpinan, laporan kinerja berdasarkan kehadiran dapat digunakan sebagai pengambil kebijakan tentang tata letak atau susunan pegawai.

Sistem akan berjalan dibowser apa saja dan dapat diakses oleh pegawai BPS dari mana saja. Dalam model UML ini akan digambarkan beberapa pemodelan dari sistem yang akan dibangun. Dari pemodelan global sampai pemodelan tahap yang lebih rinci. Adapun tahapan dalam pemodelan UML ini yaitu pemodelan requirement, pemodelan Analysis dan pemodelan Design.
Dengan adanya Sistem Informasi Absensi yang sudah tidak manual lagi, dapat meningkatkan kinerja dari para pegawai untuk lebih giat dan selalu bertindak  jujur dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya.



II. REQUIREMENT MODEL

Tahap ini menjelaskan kebutuhan dari model-model diagram yang akan kita buat. Kebutuhan tersebut dapat kita peroleh dengan cara melakukan observasi ataupun wawancara kpada narasumber terkait untuk mendapatkan data yang akurat. Dari kebutuhan tersebut, kita bias mengimplementasikan fitur-fitur dalam sistem Informasi Absensi BPS yang akan dibangun, yaitu sebagai berikut:

1. Sistem akan mendukung absensi dimana saja pegawai di tugaskan. Misalkan pegawai BPS Pusat yang sedang ditugaskan ke BPS Provinsi atau BPS Kabupaten/kota, maka pegawai tersebut harus atau dapat absen di BPS yang sedang dikunjungi/ ditugaskan.
2. Sistem berbasis web application yang dapat diakses oleh seluruh pegawai BPS yang telah terdaftar melalui jaringan internet.
3. Sistem dapat menerima data absensi pegawai yang terdaftar yang nantinya dapat diolah untuk menjadi laporan absensi bulanan.
4. Pengguna yang belum terdaftar dapat mendaftarkan diri ke sistem melalui administrator.
5. Pengguna melakukan absensi masuk dan pulang pada mesin handkey, dan sistem akan secara otomatis mendownload/ atau mengambil file absensi yang ada di masing-masing mesin absensi client (terminal) setiap hari pukul 10:00 pagi.
6. Sistem dapat melakukan update terhadap status atau informasi pegawai yang mungkin mutasi atau telah pensiun.
7. Pengguna dapat melihat laporan absensi pada bulan yang sedang berjalan.
8. Sistem dapat mengeluarkan laporan dan mencetaknya.
9. Jaringan client-server menggunakan jalur VPN.
10. Sistem dapat berjalan dibowser apa saja.




III. DESIGN UML

Untuk memodelkan Sistem Informasi Absensi BPS ini, kami mengimplementasikannya kedalam 5 model UML, antara lain Usecase Diagram, Squence Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Communication Diagram.

         a.       Usecase Diagram
    Use Case adalah suatu pola atau gambaran yang menunjukan kelakukan atau kebiasaan sistem. Setiap Use Case adalah suatu urut-urutan (sequence) transaksi yang saling berhubungan dan dilakukan oleh sebuah actor dan sistem dalam bentuk sebuah dialog (Henderi, 2007). Use Case Diagram dibuat untuk memvisualisasikan/ menggambarkan hubungan antara Actor dan Use Case. Use Case diagram mempresentasikan kegunaan atau fungsi-fungsi sistem dari perspektif pengguna.
      Berdasarkan fitu-fitur dalam rancangan sistem informasi             absensi dan SRS yang telah dibuat pada tahap sebelumnya, maka dapat digambarkan use-case diagram sistem ini sebagai berikut:
  


Dari gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Sistem memiliki 4 aktor yang berhubungan dengan fungsi-fungsi sistem, yaitu Administrator,Pimpinan, Pegawai dan Timer. Administrator memiliki autentifikasi untuk menambahkan, mengurangi dan mengupdate data pegawai. Sedangkan pimpinan dan pegawai hanya dapat melakukan login dan melihat informasi absensi, pimpinan merupakan turunan dari pegawai. Untuk pegawai hanya dapat melihat informasi absensi untuk dirinya sendiri, sedangkan pimpinan dapat melihat informasi dari bawahannya.
2. Sistem memiliki 7 (Tujuh) fungsi. Yaitu sbb:
a.      Fungsi Pendaftaran Pegawai
Fungsi pendaftaran pegawai merupakan dalam bentuk form yang digunakan untuk mendaftarkan bagi pegawai baru atau pegawai yang belum terdaftar dalam sistem. Fungsi pendaftaran dilakukan oleh administrator.
b.      Fungsi Update pegawai
Fungsi update pegawai merupakan fungsi yang digunakan untuk mengupdate kondisi pegawai.
c.       Fungsi Mengisi keterangan ketidakhadiran
Fungsi ini merupakan form yang digunakan untuk mengisi keterangan ketidakhadiran pegawai.
d.      Fungsi Membuat Laporan
Fungsi ini merupakan bentuk query database yang digunakan untuk mengenerate laporan pegawai pada waktu tertentu yang digunakan sebagai input/dasar penilaian kinerja dan pembayaran uang kehadiran.
e.       Fungsi Melihat informasi absensi
Fungsi ini berisi data generate query administrator dan progress absensi pegawai.
f.        Fungsi Pengiriman data sidik jari
Fungsi ini merupakan fungsi automatisasi dari sistem. Dimana sistem akan menerima kiriman data sidik jari dari masing-masing terminal mesin absen. Fungsi ini hanya dilakukan sekali pada waktu pertama kali sistem akan diimplementasikan. Dan dari sistem akan mengirimkan kembali data sidik jari yang diterima ke semua terminal absensi beserta data keterangan pegawai.
g.      Fungsi Pengambilan Log Absensi
Fungsi ini juga merupakan fungsi automatisasi dari sistem. Sistem akan secara otomatis atau setiap pukul 10:00 pagi akan mengcopy data absensi di masing-masing terminal absensi.



        b.      Squence Diagram
Sequence Diagram adalah salah satu dari diagram - diagram yang ada pada UML, sequence diagram ini adalah diagram yang menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah object. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antara object.Sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.
Berikut Squence Diagram untuk Sistem Informasi Absensi BPS.
1. Squence Diagram Pendaftaran Pegawai
         


Pada proses pendafataran pegawai, admin yang melakukan semua kegiatan. Semua data pegawai yang diinputkan oleh masuk kedalam masing-masing system dan disimpan dalam system ControlDaftarPegawai.



   2. Squence Diagram Update Pegawai

Pada proses update pegawai, admin dan user sama-sama login tapi pada system yang berbeda. Pegawai login untuk mengupdate data sedangkan admin login untuk mengonfirmasi data yang telah diupdate dan perubahan data akan disimpan dalam ControllerUpdate.

3. Squence Diagram Keterangan Ketidakhadiran


Pada proses Keterangan Ketidakhadiran, admin dan user sama-sama login tapi pada system yang berbeda. Pegawai login untuk mengisi keterangan data absensi sedangkan admin login untuk mengonfirmasi data yang telah diisi oleh pegawai dan keterangan data akan disimpan dalam ControllerKetidakhadiran.

   4. Squence Diagram Membuat Laporan
  
 
Pada proses Membuat Laporan, admin login untuk membuat laporan dan user mengisi dta absensi kemudian laporan dikonfirmasi oleh admin dan dicetak kemudian user dapat mencetak dan menyerahkannya kembali dokumen laporan kepada admin.



   5. Squence Diagram Melihat Laporan



Pada proses Melihat Laporan,pegawai dan pimpinan login untuk melihat informasi dan melihat laporan yang telah dikonfirmasi oleh admin tadi.

6. Squence Diagram Pengiriman Data Sidik Jari


Pada proses Pengiriman Data Sidik Jari,pegawai mengirimkan sidik jarinya ke system ControllerSidikJari kemudian akan diupdate ke system mesin Handkey dan disimpan.
7. Squence Diagram Pengambilan Log Absensi


Pada proses Pengambilan Log Absensi,timer mengambil log absensi kemudian user mendapat keterangan log absensi tersebut.

c.  Activity Diagram
Activity Diagram adalah diagram yang menggambarkan worlflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. 
Berikut adalah Activity Diagram dari Sistem Informasi Absensi BPS:
1. Activity Diagram Pendaftaran Pegawai


Jika kita mendaftar sebagai pegawai, kita akan login sebagai admin, jika data login valid maka system akan mengirimkan request data sidik jari ke system handkey dan mengirimkan request KodeProv. Setelah selesai mengikuti langkah-langkah pendaftaran pegawai, pendaftar akan menerima konfirmasi yang dikirimkan system.

2. Activity Diagram Mengisi Keterangan Ketidakhadiran


Setelah kita login sebagai admin system akan mengirimkan request data pegawai, pegawai mengisi keterangan ketidakhadiran. Secara otomatis keterangan ketidakhadiran pegawai terupdate

3. Activity Diagram Update Pegawai


Saat mengupdate data pegawai, pegawai hanya mengirimkan NIP pegawai yang bersangkutan. Sistem akan otomatis menyimpan gata pegawai tersebut.

4. Activity Diagram Membuat Laporan


Pada activity membuat laporan, pegawai login sebagai administrator untuk bisa membuat laporan. Setelah merequest data absensi, meregenerate laporan, dan merequest printer, pegawai bisa melakukan print laporan.


5. Activity Diagram Pengiriman Data Sidik Jari

Saat mengirimkan sidik jari, timer akan menjadwal waktu kirim, pegirim sidik jari mendowload file data sidik jari untuk ditambahkan pada data absensi.



6. Activity Diagram Pendaftaran Pegawai


Pada activity diagram pendaftaran pegawai Antara  timer dan pengambilan log absensi, timer akan mengirimkan perintah download file. Pengambilan log absensi akan mendowload file tersebut, jika berhasil pengambilan log absensi akan menset data absensi dan mengirimkan report keberhas


7. Activity Diagram Pendaftaran Pegawai



 Untuk pegawai yang ingin mendaftar pegawai harus login sebagai admin, jika berhasil pegawai bisa melihat informasi absen secara lengkap


       d.      Class Diagram
Class diagram adalah sebuah class yang menggambarkan struktur dan penjelasan class, paket, dan objek serta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class diagram juga menjelaskan hubungan antar class dalam sebuah sistem yang sedang dibuat dan bagaimana caranya agar mereka saling berkolaborasi untuk mencapai sebuah tujuan. Berikut adalah gambar Class Diagram untuk Sistem Informasi Abasensi BPS.


Dalam class-diagram yang terbentuk, terdapat 9 kelas objek dan 8 (delapan) kelas kontroller.Masing-masing kelas objek akan direpresentasikan dalam bahasa java web programming sebagai entitas yang nantinya dapat dipanggil untuk diselalu digunakan. Adapun kelas yang terbentuk diantaranya yaitu Pegawai_db, Absensi, User, Laporan, Provinsi, Kabupaten, Unit Kerja, Mesin Handkey dan system.Masing-masing kelas memiliki metode yang dapat digunakan untuk berkomunikasi dalam tahap implementasi. Adapun metode yang dimiliki masing-masing kelas adalah sbb:
1. Kelas Pegawai_db memiliki methode yang bersifat public yaitu addPegawai, getNIP,updatePegawai, getSidikJari.
2. Kelas Absensi memiliki metode: getAbsensi, setAbsensi, setKeterangan, isiKeterangan.
3. Kelas User memiliki metode: login.
4. Kelas Laporan memiliki metode: getLaporan, setLaporan, printLaporan.
5. Kelas Unit Kerja memiliki metode: getKodeUnitKerja.
6. Kelas Provinsi memiliki metode: getKodeProv.
7. Kelas Kabupaten memiliki metode: getKodeKab.
8. Kelas mesinHandkey memiliki metode: setUpdate, tambahSidikJari, getSidikJari, getLogAbsensi.
9. Kelas System memiliki meotde: getDate.
Kelas kontroller hanya memiliki metode, tidak memiliki atribut. Berikut metode yang dimiliki kelas controller:
1. Controller Daftar Pegawai: login dan daftarPegawai.
2. Controller Laporan: login, membuatLaporan dan cetakLaporan.
3. Controller Update: login dan updatePegawai.
4. Controller Informasi: login dan melihatInformasi.
5. Controller Ketidakhadiran: login, isiKeterangan.
6. Controller Pengiriman Sidik Jari: kirimSidikJari.
7. Controller Pengambilan Log Absensi: ambilLog.
Sedangkan atribute yang dimiliki oleh masing-masing kelas objek adalah sbb:
1. Kelas Pegawai_db: nip, nama, jenis kelamin, golongan, jabatan, kode provinsi, kode kabupaten,kode unit kerja, status pegawai, kode sampel jari 1, kode sampel jari 2, kode sampel jari 3, kode sampel jari 4, kode sampel 5 dan flag.
2. Kelas Absensi: nip, kode mesin, jam masuk, jam pulang, flagmasuk, flag pulang.
3. MesinHandkey: kode provinsi, kode kabupaten, kode mesin, ip mesin, update.
4. User: nip, nama, username, password dan level.
5. Unit Kerja: kode provinsi, kode kabupaten, kode unit kerja, nama unit kerja.
6. Kabupaten: kode provinsi, kode kabupaten, nama kabupaten.
7. Provinsi: kode provinsi, nama provinsi.
8. Laporan: kode laporan, laporan.



IV. PENUTUP
      1.      Kesimpulan
    Dari Paparan atau penjelasan di atas, maka dapat kita simpulkan bahwa Sistem Informasi Absensi BPS merupakan sistem yang dibangun untuk menggantikan sistem lama yang masih bersifat manual. Untuk membuat sistem informasi itu sendiri dibutuhkan beberapa motode untuk memodelkan Sistem Informasi Absensi BPS ini,, kami mengimplementasikannya kedalam 5 model UML, antara lain Usecase Diagram, Squence Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Communication Diagram. Sehingga dengan adanya model tersebut semoga mampu memudahkan pembuatan sistem menjadi lebih efektif dan efisien.
        2.      Saran
    Menyadari bahwa makalah kami masih jauh dari kata sempurna, kedepannya kami akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan sumber – sumber yang lebih banyak yang tentunya dapat di pertanggung jawa
SISTEM INFORMASI ABSENSI BADAN PUSAT STATISTIK Rating: 4.5 Diposkan Oleh: Mambaur Roziq Alwi

No comments:

Post a Comment